La présente Politique de confidentialité concerne la protection des renseignements personnels et a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.
En nous fournissant des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire ou en faisant un don en ligne via le formulaire de don, par courriel, en personne, par courrier ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez l’APDIS, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités, y compris :Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
- Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse, adresse électronique, date de naissance, numéros de téléphone, numéro de sécurité sociale, preuve de diagnostic;
- Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse, adresse électronique, date de naissance, numéros de téléphone, numéro de sécurité sociale, preuve de diagnostic;
- Avis de cotisations, baux, renseignements bancaires ;
- Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
- Des informations cliniques tel que les plans d’interventions actuelles et antérieurs
- Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
- Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
- Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
- Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
- Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
- Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
- Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :
- Lors de votre inscription à nos services
- Lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
- Lors de votre inscription comme bénévole ou membre de notre organisme.
Nous collectons également des informations accessibles au public, notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement, ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :
- Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous ;
- Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu soit pertinent et pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil ;
- À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux événements, de l’information sur les développements
- de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements ;
- À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos donateurs et partenaires en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres ;
- À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler ;
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques ;
- Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit ;
- Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers ;
- Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires) ;
- Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique de confidentialité ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.
Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?
L’APDIS est une forme juridique (organisme à but non lucratif dument incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance). Par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à certains tiers, notamment les suivants :
- Des clients pour des fins de recrutement de ressources humaines, des bénévoles pour des fins de traitement administratif des données ou pour des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
- des partenaires nous permettant d’offrir des services continus. Notamment, les bailleurs de fonds, les experts cliniques ou tout autre personne menant à bien la mission de l’organisme ;
- des tiers fournisseurs de services notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
- L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;
- Nous n’utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google, Facebook et LinkedIn, pour promouvoir ses contenus et des offres.
Lorsque vous visitez notre site Web, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site web et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.
Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Comment communiquer avec nous.
Où conservons-nous les renseignements personnels ?
Aucun renseignement personnel n’est transféré à l’extérieur du Québec. L’APDIS utilise les services du logiciel SynologyDrive.
Certains renseignements personnels sont également conserver sous forme papiers, dans un classeur barré.
Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?
Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls les membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Comment communiquer avec nous. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
- Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
- Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
- Anonymisation : le fait que notre organisme puisse, au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle);
- Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
- Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
- Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique Comment communiquer avec nous.
Comment mettons-nous à jour la présente Politique de confidentialité ?
Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique de confidentialité pourrait être modifiée. Nous vous encourageons donc à consulter cette politique fréquemment afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique de confidentialité pourrait être modifiée. Nous vous encourageons donc à consulter cette politique fréquemment afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Comment communiquer avec nous ?
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de l’APDIS :
Anouck Leboeuf
Responsable des renseignements personnels
defilogissuroit@gmail.com
450-601-4392